Ochrana osobních údajů

(dále jen „Informační Memorandum“)

1. ÚVOD

Identifikace správce osobních údajů:

Nextis s.r.o., IČ: 286 23 681, sídlem Místecká 329/258, Ostrava – Hrabová 720 00, Česká Republika  (dále též jen Společnost či správce)

Tímto Informačním Memorandem vám Společnost, jako správce osobních údajů, poskytuje informace o vašich právech souvisejících se zpracováváním vašich osobních údajů Společností.

Při zpracovávání osobních údajů se naše Společnost řídí platnými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů – GDPR, dále též jen nařízení GDPR), a také zákonem o zpracování osobních údajů č. 110/2019 sb., vše ve znění pozdějších předpisů.

 

Naše zpracovávání osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétním účelem zpracování.

Ve Společnosti platí jasná pravidla stanovující, který zaměstnanec či spolupracující osoba může mít přístup k vašim osobním údajům a jaké osobní údaje může zpracovávat.

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme s výjimkou případů, kdy nám to ukládá nebo nás k tomu opravňuje právní předpis nebo náš oprávněný zájem (např. při využití dodavatelů).

Doporučujeme vám, abyste si informace pečlivě přečetli. Udělali jsme vše pro to, aby byly co nejsrozumitelnější.

Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým vaše osobní údaje zpracováváme, můžete k ochraně svých práv podniknout kroky uvedené níže.

Na ochranu a zákonnost zpracování osobních údajů dohlíží: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 (www.uoou.cz).

Toto Informační Memorandum může být předmětem pravidelné aktualizace.

2. Správce

Naše Společnost je správcem Vašich údajů, které od vás získala k naplnění jednoho nebo více účelů.

Správce Vaše údaje shromažďuje, disponuje jimi a nese odpovědnost za jejich řádné a zákonné zpracování. Vůči správci můžete uplatňovat svá práva způsobem uvedeným dále. Správcem je společnost, která Vám v okamžiku shromažďování vašich osobních údajů poskytla prostřednictvím svých webových stránek tyto informace uvedené v tomto Informačním Memorandu.

Kdy získáváme Vaše osobní údaje:

1. a) Objednáváte si od nás produkt nebo službu
   Předáváte nám identifikační údaje, popř. další údaje nezbytné k uzavření smlouvy, objednávky, registraci, prvním nákupu, resp. abychom mohli posoudit, zda a jaký produkt či službu Vám můžeme nabídnout a smlouvu následně uzavřít a plnit
2. b) Komunikujete a jednáte s námi
   V případech, kdy shromažďujeme osobní údaje v průběhu Vaší komunikace s námi, ať už s námi komunikujete elektronicky, písemně, po telefonu.
3. ZPRACOVÁVÁNÉ ÚDAJE

Zpracováváme pouze takové údaje, abychom vám mohli poskytovat profesionální služby a komfortní obsluhu, abychom dodržovali naše smluvní, zákonné povinnosti a chránili své oprávněné zájmy.  Zejména se jedná o údaje kontaktní a identifikační.

Údaje shromažďujeme především o uživatelích našeho e-shopu, o našich zákaznících, obchodních partnerech, včetně potenciálních klientů, kteří se o naše služby zajímají.

Zpracováváme údaje také o zástupcích právnických osob, včetně členů statutárních orgánů a zaměstnanců, a dalších  osob oprávněných za právnické osoby jednat.

Zpracováváme Vaše identifikační údaje, údaje o produktech a službách, které a jak využíváte, údaje z naší komunikace a interakce, a další údaje tak, aby okruh těchto údajů byl přiměřený, relevantní a omezený na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který Vaše osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme.

Naším cílem je poskytovat Vám profesionální služby a komfortní obsluhu, zároveň ale musíme dodržovat naše zákonné povinnosti a chránit naše oprávněné zájmy.

Zvláštní kategorie osobních údajů (osobní údaje vypovídající o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech a zpracování genetických údajů, biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby) u svých zákazníků nezpracováváme.

Pokud dochází ke zpracování zvláštní kategorie údajů tak, jen v nezbytně nutné míře, vždy na základě oprávněného zákonného titulu, a to u zaměstnanců správce např. při pracovním úrazu zaměstnance nebo na základě výslovného souhlasu.

Kategorie údajů, které zpracováváme:

1. a) Identifikační údaje

Např.: jméno, datum narození, adresa, email, telefon, pokud podnikáte také IČO a adresa sídla. Tyto údaje jsou součástí smlouvy, objednávky, kterou s námi uzavíráte.

Navíc, spravujeme i Vaše přístupové údaje k námi poskytovaným službám – zejména přihlašovací jména, hesla, a další zabezpečovací prvky, které slouží k bezpečné autentizaci.

1. b) Údaje o produktech a službách

Zpracováváme také údaje, které úzce souvisejí s tím, jak využíváte naše služby, nebo údaje, které nám v průběhu využívání služeb sdělujete nebo jinak vytváříte.

Některé další údaje usnadňují a urychlují vaši obsluhu např. IP adresa, informace o prohlížeči a hardwaru zařízení. Zároveň v tomto ohledu dochází k ukládání tzv. cookies do vašeho zařízení.

Abychom vás mohli správně obsloužit, potřebujeme také údaje o našem vzájemném kontaktu prostřednictvím jakéhokoli kontaktního místa (po jakou dobu, na jaké téma a jakým kanálem komunikujeme), včetně řešení stížností a servisních požadavků. Jako osobní údaje zpracováváme i zpětnou vazbu, připomínky.

Vaše údaje zpracováváme v nezbytném rozsahu pro příslušný účel – např. abychom mohli poskytovat danou službu.

Mnohé údaje musíme zpracovávat pro účely archivace. Některé údaje zpracováváme, neboť je to nezbytné pro ochranu práv a právem chráněných zájmů. Zpracování z tohoto důvodu je však omezeno, a existenci oprávněného zájmu pečlivě posuzujeme.

4. ÚČELY ZPRACOVÁNÍ A PRÁVNÍ ZÁKLAD

Mezi účely zpracování patří následující kategorie:

1. a) Identifikace
   Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu, objednávku a poskytovat naše služby, potřebujeme znát vaše identifikační údaje. Vaši identifikaci a autentizaci vyžadujeme také v případě, že uplatňujete svá práva v záležitostech ochrany osobních údajů. Spravujeme také vaše přístupové údaje – zejména přihlašovací jména a hesla, která slouží k bezpečné autentizaci.

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy.

1. b) Spolehlivé webové prostředí
   Pro tento účel zpracováváme informace, z jakých zařízení k našim službám přistupujete elektronickou cestou, vaše preference nastavení služeb a údaje, které na našich aplikacích vyplníte, neboť vám chceme zajistit pohodlné využívání našich webových stránek, aplikací. Údaje ukládáme na vaše zařízení v podobě tzv. cookies. Pomocí nich můžeme respektovat vaši volbu jazyka. O zpracování cookies jste zvlášť informováni.

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy.

1. c) Řízení vztahů se zákazníky
   Máme ucelený přehled o tom, jaké služby využíváte a jaká máte preference. Řešíme s vámi nejrůznější záležitosti týkající se příslušného produktu, poskytování informací o produktu a další. Řešíme i vaše požadavky, přání a stížnosti. Z těchto důvodů zpracováváme zejména příslušné údaje o produktech a službách.

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy nebo pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

1. d) Zasílání servisních zpráv
   V rámci poskytování našich služeb vám zasíláme zprávy, které slouží k obsluze vašeho produktu. Za tímto účelem zpracováváme vaše kontaktní údaje.

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy nebo pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů

1. e) Marketing
   V rámci marketingových činností zasíláme obchodní sdělení týkající se našich produktů a služeb různými formami, včetně využití listinné korespondence, telefonu, SMS, e-mailu, internetu.

Zpracováním za účelem marketingu rozumíme poznání vašich preferencí a nabídky produktů pro vás. Pro tento účel využíváme seskupování a hodnocení identifikačních údajů, údajů o produktech a službách i automatickými prostředky. Na základě výsledků analýz pro Vás umíme nalézt nejvhodnější produkty.

Údaje zpracováváme na základě vašeho souhlasu nebo pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

1. f) Bezpečnost a řízení rizik
   Vaše údaje využíváme k posouzení rizika, zda budete schopni splatit své závazky vůči Společnosti. Abychom vám mohli poskytnout kvalitně naše služby, musíme postupovat obezřetně, a proto hodnotíme dostupné informace z vaší platební historie vůči Společnosti.

Údaje zpracováváme za účelem plnění smlouvy nebo pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

1. g) Vnitřní správa, reporting, řízení informací, optimalizace procesů, školení
   Naši zaměstnanci, externí spolupracující osoby zpracovávají Vaše osobní údaje při plnění interních povinností nastavených v rámci Společnosti. Například, pro jednotlivé obchodní případy máme nastaven ucelený schvalovací systém.

Údaje zpracováváme pro ochranu našich práv a oprávněných zájmů.

 

5. Uchovávání údajů

Vaše údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu, archivujeme je zpravidla 3-10 let, podle toho, jak nám to ukládají právní předpisy a v souladu s našimi oprávněnými zájmy. Při nakládání s vašimi údaji postupujeme v souladu s pravidly datové minimalizace. To znamená, že máme nastavena přísná vnitřní pravidla archivace, která zajišťují, že údaje nedržíme déle, než jsme oprávnění. U většiny obchodních vztahů musíme podle zákona o DPH uchovávat daňové doklady a evidenci s podrobnými údaji vztahující se k poskytnutým vybraným službám 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo.

Údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme po dobu, po kterou nám je souhlas platně udělen. V případě, že jste nám udělili souhlas se zpracováním pro marketing, zpracováváme vaše osobní údaje po dobu trvání našeho smluvního vztahu a dále [5 let] od jeho ukončení.

Pro vyloučení pochybností, samotný souhlas a změnu či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů po celou dobu platnosti souhlasu a [5 let poté], co zanikl.

6. POVINNOST POSKYTNUTÍ ÚDAJŮ

Údajů, které nám předáváte se svým souhlasem, jsou dobrovolné. Předání ostatních údajů vyžadujeme, jelikož jejich zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, plnění našich právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů.

Pokud nám takové údaje neposkytnete, nemůžeme Vám příslušný produkt, službu nebo jiné plnění, při kterém od Vás osobní údaj vyžadujeme, poskytnout.

Některé údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze s Vaším souhlasem. Jedná se především o údaje zpracovávané pro marketing. Poskytnutí těchto údajů je dobrovolné a svůj souhlas můžete kdykoli odvolat.

V ostatních případech, kdy od Vás osobní údaje žádáme, je jejich předání povinné. Typicky od Vás zpracováváme identifikační údaje, protože tyto údaje potřebujeme k uzavření a plnění smlouvy s Vámi, plnění našich jiných právních povinností nebo ochranu našich oprávněných zájmů.

V případě zpracování osobních údajů formou provozu kamerového systému, nemáte povinnost osobní údaje (podobizna a záznam podoby) poskytnout. U vstupu do snímaných prostor jsou všechny osoby informovány, že objekt je pod kamerovým záznamem a pokud s tímto nesouhlasí, nemusí do objektu vstupovat.

 

Co se týká zaměstnanců je poskytnutí osobních údajů zákonným požadavkem, neboť správce ve vztahu k zaměstnancům plní množství zákonných povinností, navíc s ním uzavírá pracovní smlouvu. V případě, že údaje nebudou poskytnuty, nemůže být smlouva pracovní uzavřena.

 

7. ZDROJE OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Podle situace zpracováváme údaje, které jsme od Vás obdrželi, dále pak údaje z veřejně dostupných zdrojů a rejstříků, např. z živnostenského rejstříku, i údaje od třetích stran.

Zpracováváme především údaje, které nám sami předáváte nebo které svojí aktivitou vytváříte.

 

8. PŘÍJEMCI OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Vaše osobní údaje sdílíme s interními i externími spolupracujícími osobami, kteří zpracovávají Vaše údaje a příslušné údaje o produktech a službách a stávají se tak pro nás zpracovateli osobních údajů či případně příjemci osobních údajů.

Zpracovatel je oprávněn nakládat s údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, ke které byl příslušným správcem pověřen. V takovém případě není pro účely výkonu zpracovatelské činnosti vyžadován váš souhlas, neboť takové zpracování umožňuje přímo právní předpis. Dodavateli jsou zejména: naši poskytovatelé IT služeb, subjekty vymáhající naše pohledávky, poskytovatele poštovních služeb, včetně kurýrů. Se všemi zpracovateli máme uzavřeny písemné zpracovatelské smlouvy.

Příjemci Vašich osobních údajů mohou být např. orgány státní správy, pojišťovny, apod.

9. Poučení o Vašich právech

Vaše údaje zpracováváme transparentně, korektně a zákonným způsobem.

Máte následující práva:
a) Přístup k údajům
Máte právo na přístup ke svým údajům, na vysvětlení, jakož i další práva, pokud se domníváte, že zpracování není v pořádku.

Máte zejména právo získat od nás potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud je tomu tak, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům.  Máte právo na sdělení :

• účelu zpracování
• kategorii dotčených osobních údajů
• příjemců nebo kategorie příjemců, kterým osobní údaje byly nebo budou zpřístupněny
• o plánované době, po kterou budou osobní údaje uloženy
• veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů
• pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, zda dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

Máte právo na kopii zpracovávaných osobních údajů.

Máte také právo na to být informováni.

1. b) Oprava údajů
   Jsou-li vaše údaje nesprávné, nepřesné, samozřejmě je opravíme. S přihlédnutím k účelům, pro které jsou údaje zpracovávány, máte právo, abychom také doplnili neúplné údaje.
2. c) Výmaz údajů
   Máte právo na výmaz osobních údajů, pokud se naše zpracování stane neoprávněné.
3. d) Omezení zpracování osobních údajů
   Také máte právo na omezení zpracování , v kterémkoli z těchto případů:

a)	Popíráte-li přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit;

 

b)	zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz osobních údajů a žádáte místo toho o omezení jejich použití;

 

c)	již osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale požaduje je pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků;

 

d)	Vznesl-li jste námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad Vašimi oprávněnými důvody

 

1. e) Odmítnout poskytnutí
   Osobní údaje, které od Vás požadujeme, nám můžete odmítnout poskytnout. Pokud jde ale o takové údaje, jejichž poskytnutí je z Vaší strany povinné, nemůžeme Vám související službu poskytnout.
2. f) Odvolání souhlasu
   V případech, kdy ke zpracování vašich údajů vyžadujeme Váš souhlas, jste oprávněni tento souhlas kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zpracování Vašich údajů po dobu, co byl tento souhlas Vámi platně udělen, ani na zpracování vašich údajů z jiných právních důvodů, pokud se aplikují (např. dodržování právních povinností nebo pro účely našich oprávněných zájmů.

Návštěvníci našich internetových stránek mohou svůj souhlas se zpracováním cookies omezit postupem uvedeným na příslušných internetových stránkách

1. g) Portabilita
   Máte právo na získání údajů, které jste nám poskytl, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu; nebo právo požadovat přímé poskytnutí osobních údajů jinému správci.
2. h) Namítat zpracování
   Máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování založeném na oprávněném zájmu.

Máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování založenému výhradně na automatizovaném zpracování, a to i včetně profilování, zejména pokud se týká přímého marketingu.

Pokud vznesete námitku proti zpracování pro účely přímého marketingu, nebudou vaše osobní údaje pro tyto účely nadále zpracovávány.

1. i) Stížnost

Máte právo se obrátit se stížností na Úřad pro ochranu osobních údajů.

Jsme Vám však plně k dispozici a věříme, že stížnosti nebude zapotřebí. Pokud však bude zapotřebí , neváhejte se na nás obrátit.

V případě, že budete požadovat jakékoli informace, týkají se zpracování Vašich osobních údajů, můžete se primárně obrátit na:

email: info@nextis.cz, nebo písemně na adresu Místecká 329/258, Ostrava – Hrabová, 720 00 či osobně v sídle správce

Neváhejte nás kontaktovat, Vaši případnou žádost vyřídíme bezodkladně.

 

1. j) Přenositelnost údajů

Právo na přenositelnost údajů Vám dává možnost získat osobní údaje, které jsme získali v běžném a strojově čitelném formátu. Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, abychom je předali my.

 

10. Další informace

Zpracování osobních údajů provádíme sami, či prostřednictvím zpracovatele.

Zpracování je prováděno v našem sídle či provozovnách, jednotlivými zaměstnanci, příp. zpracovateli. V případě, že jsou osobní údaje předávány na základě platného titulu jiných osobám – zpracovatelům, máme s těmito uzavřeny písemné smlouvy.

 

Ke zpracování dochází zejména prostřednictvím výpočetní techniky, popř. i manuálním způsobem u osobních údajů v listinné podobě za dodržení všech bezpečnostních zásad pro správu a zpracování osobních údajů.

 

Za účelem ochrany jsme přijali technicko-organizační opatření k zajištění ochrany osobních údajů, zejména opatření, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití osobních údajů.

 

Veškeré subjekty, kterým mohou být osobní údaje zpřístupněny, respektují Vaše právo na ochranu soukromí a jsou povinny postupovat dle platných právních předpisů týkajících se ochrany osobních údajů.

 

Informujeme Vás tímto, že ze strany správce nedochází k automatickému rozhodování ani profilování při zpracování osobních údajů.  Osobní údaje rovněž nepředáváme do třetích zemí.

 

Pokud nám v případě jednání o uzavření smlouvy své osobní kontaktní a identifikační údaje nesdělíte, nemůže dojít k uzavření smlouvy, neboť bychom ji neměli, jak splnit. Sdělení Vašich kontaktních a identifikačních údajů je tak zákonným požadavkem na identifikaci smluvní strany ale také smluvním požadavkem nutným ke splnění smlouvy.

V případě zpracování osobních údajů formou provozu kamerového systému, nemáte povinnost osobní údaje (podobizna a záznam podoby) poskytnout. U vstupu do snímaných prostor jsou všechny osoby informovány, že objekt je pod kamerovým záznamem a pokud s tímto nesouhlasí, nemusí do objektu vstupovat.

 

Co se týká zaměstnanců je poskytnutí osobních údajů zákonným požadavkem, neboť správce ve vztahu k zaměstnancům plní množství zákonných povinností, navíc s ním uzavírá pracovní smlouvu. V případě, že údaje nebudou poskytnuty, nemůže být smlouva pracovní uzavřena.

 

Nemáme ustanoveného pověřence pro ochranu osobních údajů.

 

Některé údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu, přičemž pokud u nás dochází ke zpracování z tohoto důvodu (např. kamerový systém), vždy pečlivě považujeme, balancujeme, zda je zpracování opravdu nezbytné a zda jsou splněny zákonné předpoklady (před zpracováním posuzujeme oprávněnost tzv. balančními testy). Při provozu kamerového systému je oprávněným zájmem správce zajištění ochrany zdraví osob a ochrany majetku.

 

Oprávněnými zájmy při zpracování osobních údajů jsou ochrana zdraví osob, ochrana majetku a zájem na rozvoji podnikání.

 

11. Použité pojmy

Oprávněný zájem

Zájem správce nebo třetí strany například v situaci, kdy subjekt údajů je zákazníkem správce (např. ochrana vlastnictví).

Osobní údaj

Osobním údajem se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě; identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, nebo jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby

Příjemce

Osoba, které jsou předávány údaje.

Správce

Fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám, nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů;

Subjekt údajů

Fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují.

Účel

Důvod, ke kterému správce využívá osobní údaje.

Zpracování

Činnost, kterou správce nebo zpracovatel provádějí s osobními údaji.

Zpracovatel

Osoba, která pro správce zpracovává osobní údaje.

Produkt

Znamená produkty a služby nabízené Společností.

Služba

Znamená služby, které vám nabízíme, včetně našich produktů, služeb nabízených online a jejich podpory.

Cookies

jsou malé datové soubory, které se ukládají do zařízení kupujícího (mobil, notebook, pc atd.) při užití webové stránky správce. V některých případech jsou cookies nezbytné, jinak by webová stránka nefungovala správně – tyto cookies nelze omezit. Pokud s ukládáním nezbytných cookies kupující nesouhlasí, je povinen opustit webovou stránku (e-shop). Další ukládání cookies (reklamní, analytické, reklamní) je již volitelné, a kupující je oprávněn uložit vlastní nastavení ukládání cookies na jeho zařízení. V nastavení cookies může kupující kdykoli provézt změnu.

 

Automatizované rozhodování

Automatizovaným rozhodováním se rozumí rozhodování technologickými prostředky nebo na základě výsledků činnosti technologických prostředků bez ingerence/volného rozhodování člověka.

 

Profilování

Profilováním se rozumí užití osobních údajů k hodnocení některých osobních aspektů člověka, například odhad jeho pracovního výkonu, ekonomické situace, zdravotního stavu, osobních preferencí, zájmů, atd.

 

 

 

11. Kontakt na správce

Nextis s.r.o., IČ: 286 23 681
Místecká 329/258
Ostrava – Hrabová
720 00
Česká Republika

Kontakty:
tel.: +420 556 621 301
fax: +420 596 790 789
email: info@nextis.cz